Ako správne merať efektivitu v nákupe? Spriateľte sa s KPI!

Posted on Posted in Firemný nákup

Tlačiť
Pokiaľ chce byť akákoľvek firma úspešná nestačí, aby mala jasne stanovenú stratégiu. Táto stratégia musí byť podložená číslami, a to KPI (Key Performance Indicators). V súčasnosti si takmer všetky dobre fungujúce organizácie zakladajú na KPI, aby si tak zabezpečili súlad s podnikovou stratégiou spoločnosti.

 

Pokiaľ sú KPI nastavené správne a premyslene, môže to v konečnom dôsledku uľahčiť prácu a zefektívniť ju. Je dobré si zapamätať, že na tvorbu KPI existujú jednoduché podmienky známe pod skratkou SMART. Skratka SMART definujte niekoľko ľahko zapamätateľných zásad tvorby KPI, ktoré by mali byť:

  • Špecifické (Specific) – musí byť jasné, čo presne meriame;
  • Merateľné (Measurable) – KPI by malo byť definované určitými jednotkami;
  • Dosiahnuteľné (Achievable) – cieľ musí byť nastavený tak, aby ho bolo možné dosiahnuť;
  • Relevantné (Relevant) – KPI musia byť aj správne aplikované a relevantné vzhľadom na konkrétne podmienky trhu a firmy;
  • Časovo rozdelené (Time bound) – KPI má zmysel iba vtedy, ak je časovo ohraničený.

 

Spoločnosť ABC si rozhodla stanoviť za cieľ zmenu prístupu z administratívneho na strategickejší. Definovala si 3 oblasti, ktoré je potrebné zmeniť:

1.      Absencia štandardov a voľná interpretácia pravidiel zo strany zamestnancov.

2.      Neefektívne procesy, automatizácia a štandardizácia vo oblasti riadenia objednávok.

3.      Vysoká fluktuácia zamestnancov.

Spoločnosť ABC si vytvorila mapu KPI, ktorá zohľadňovala efektívnosť nákladov a riadenia tímov ako aj procesov a dodávateľov.

 

Tu sú 3 hlavné oblasti, kde sa rozhodli začať merať efektivitu nákupu:

1.      Náklady – v oblasti nákladov sa spoločnosť ABC musí zamerať na štandardizáciu objednávok, implementáciu e-katalógov a nástroje v oblasti IT. Hlavným ukazovateľom úspešnosti budú vzniknuté úspory, ale aj počet ponúk, čas potrebný na vyjednávanie a zozbierané žiadosti o nákup.

2.      Procesy – KPI, ktoré odrážajú kvalitu procesov riadenia dodávateľov umožnia zaviesť zmluvnú normalizáciu alebo šablóny. Pre firmu ABC bude dobré sledovať ukazovatele ako napríklad: obrat pre prvých 5 dodávateľov, priemernú hodnotu objednávok dodávateľa, a podobne.

3.      Tím – Ukazovateľ „tímového hráča“ sa ukázal ako nevyhnutný vo vzťahu k dodávateľom, v spolupráci so spoľahlivými obchodnými partnermi a procesom riadenia dodávateľa. Hodnota nákupu zamestnanca v rámci nákupného tíme je v tomto prípade kritickým ukazovateľom. Ukazovatele, ako je priemerný obrat kupujúceho alebo priemerná hodnota objednávky kupujúceho, môžu byť skutočne užitočné.

Každá organizácia definuje rôzne metódy a nástroje na meranie efektívnosti. Niektoré organizácie používajú súbory programu Excel, iné platformy pre riadenie výkonnosti, niektorí sa rozhodnú integrovať proces obstarávania s ukazovateľmi účinnosti v jednom riešení, tzv. End-to-End riešenie (napríklad v programe NextBuy).

 

 

 

 

Zaujal Vás tento článok a radi by ste sa dozvedeli o trendoch vo firemnom nákupe viac? Prihláste sa a odoberajte náš NEWSLETTER!