DODÁVKA HYGIENICKÝCH POTRIEB (prípadová štúdia)

Klient má viacero prevádzok po celom území SR. Jednotne obstaráva rôzne typy hygienických potrieb ( toaletný papier, utierky, mydlo, čistiace prostriedky, atď. ) pre všetky prevádzky. Dodávateľ mu zabezpečuje aj dodávku do jednotlivých prevádzok.

Zadanie
Klient sa po viacročnej spolupráci s jedným dodávateľom rozhodol vypísať elektronický tender a overiť si, či obstaráva tieto položky za trhových podmienok, resp. či na trhu existujú alternatívni dodávatelia porovnateľných produktov. Elektronickým tendrom si chcel zabezpečiť transparentnosť a zníženie administratívnej náročnosti celého výberu. Klient nás požiadal aj o asistenciu pri príprave celého tendra a analýzu jednotlivých dodávaných položiek.

Dodávatelia
Bolo oslovených 5 dodávateľov

Cena
Cena zákazky cca 150 000 EUR/rok

Doba trvania
Približne 3 týždne

Položky
Položky boli rozdelené do 2 skupín, dodávku tovaru v každej skupine mohol dostať iný dodávateľ alebo mohol získať celú zákazku jeden dodávateľ.

Priebeh
1. Príprava a analýza
jednotlivé položky – náhodným výberom sme stanovili 5 prevádzok klienta. Na týchto prevádzkach sme sa dopytovali na kvalitu dodávaných položiek. Zistenia boli typu: kvalita aktuálneho toaletného papiera nie je vyhovujúca; kvalita aktuálnych utierok je zbytočne vysoká,
špecifikácia položiek do tendra – od oslovených dodávateľov sme si nechali zaslať vzorky. Spolu s klientom sme na základe informácií z prevádzok a testovania vzoriek vybrali položky do tendra a zadefinovali ich kvalitatívnu špecifikáciu,
analýza nákladov – pri analýze aktuálnej zmluvy a fakturácie od aktuálneho dodávateľa, sme zistili, že klient platí aj za službu „naplnenia“ hygienických potrieb do dávkovačov. ( ročne teda platí 150.000 Eur za potreby a 20.000 Eur za službu )

2. Výberové konanie
Bolo uskutočnené formou elektronického tendra.

Výsledok
- celý kontrakt získal pôvodný dodávateľ,
- úspora oproti predchádzajúcemu kontraktu nebola dosiahnutá pri samotnej aukcii, ročný prepočítaný objem dodávky ostane v rovnakej výške cca. 150.000 Eur,
- klient však získal za rovnakú cenu položky, ktorú budú viac vyhovovať jeho potrebám,
- klient sa na základe nášho odporúčania rozhodol, že službu „naplnenia“ zruší, bude si ju vykonávať vo vlastnej réžií. Klient tak dosiahol úsporu zlepšením interných procesov vo výške 11,8 % ročne.

Dodatočné zadanie:
Počas analýzy nákladov – kontroly fakturácie, sme zistili, že aktuálny dodávateľ ( s ktorým bola uzatvorená zmluva aj po tendri ) má veľmi dobre spracovanú evidenciu dodávky jednotlivých položiek presne na jednotlivé prevádzky klienta. Klient doteraz nedisponoval benchmarkovým nástrojom na vzájomné porovnávanie spotreby hygienických potrieb na svojich prevádzkach.

Odprezentovali sme možnosť prípravy takého nástroja, ponúkli sme:
- jednoduchosť jeho spracovania ( dáta v elektronickej podobe poskytne dodávateľ ),
- pravidelnosť a rýchlosť ( dáta je možné získavať mesačne ),
- porovnateľnosť ( prevádzky budú rozdelené do porovnateľných kategórií na základe parametrov – počet zamestnancov, počet zákazníkov ),
- užívateľská jednoduchosť ( nástroj bude fungovať na platforme excel, spracovanie a vyhodnotenie zaberie približne 15 minút ),
- implementácia – klientovi sme ponúkli okrem prípravy celého nástroja aj nastaveniu procesu zasielania podkladov od dodávateľa a zaškolenie zodpovedného pracovníka.

Výsledok
- nástroj bol implementovaný v spoločnosti presne podľa predstáv klienta,
- v priebehu prvých 3 mesiacov bolo identifikované nadmerné plytvanie na 28 % prevádzkach klienta,
- na základe prvých odhadov bolo zistené, že spotrebu hygienických potrieb vie klient zredukovať až o 18 %, čo predstavuje hodnotu 27.000 Eur/ročne,
- počas týchto 3 mesiacov sme požiadali vykonať klienta podrobnú inventúru hygienických potrieb na všetkých prevádzkach. Zistili sme, že klient v priemere drží zásobu potrieb až na ¾ roka, čo je pri zásobovacom cykle 2-týždne zbytočné. Priemernú zásobu sme navrhli zredukovať na 6 týždňov spôsobom zastavenia objednávania na príslušných prevádzkach. Toto opatrenie bude mať jednorazový vplyv na zníženie nákladov 95.000 Eur.

Mário Biňas

e-mail: mario.binas@bmgroup.sk

Tel.: +421 911 852 069