4 jednoduché riešenia ako zlepšiť procesy v nákupe

Už je to viac ako 1 mesiac, kedy sme prekročili hranicu nového roka 2017 a aktuálne máme plné ruky práce s analýzami a štatistikami za rok 2016. Je čas prehodnotiť stratégie, nákupné taktiky a ciele pre nasledujúci rok 2017. Ponúkam Vám 4 jednoduché riešenia, ktoré môžu profesionáli v nákupe implementovať a vykročiť do nového roka správnou nohou!

V predchádzajúcich článkoch (Neplytvajte potenciálom nákupu a Produktivita nákupcov) som sa zameral na „nelichotivé“ výsledky štúdií a prieskumov zameraných na produktivitu a výkonnosť nákupu. V tomto článku Vám ponúkam 4 jednoduché riešenia, ktoré zvýšia efektívnosť Vášho nákupu ( s investíciou 0 EUR 😉 ).

1. Kvalifikácia dodávateľov – „vstupný pohovor“

Kvalifikácia dodávateľov by mala byť prvým krokov v každom nákupe a výberovom konaní. Vystačíte si s jednoduchým formulárom v MS Excel, no tí zdatnejší môžu využiť web formuláre (napr. Google Forms – zadarmo). Jednoduchým dotazníkom dokážete „preklepnúť“ potenciálnych dodávateľov a vytriediť dodávateľov, ktorí vyhovujú Vašim kritériám a potrebám.

„Už len jednoduchý dotazník Vám a Vašim dodávateľom ušetrí nemalé bolesti hlavy a stres.“

Implementáciou kvalifikačného dotazníka sa vyhnete tomu, aby sa do výberového konania zaradil nekvalifikovaný dodávateľ a Vy ste museli celý proces výberu opakovať.

Predstavte si, že by ste do výberového konania zaradili dodávateľa, ktorý nie je dostatočne kvalifikovaný pre danú zákazku, nie je schopný zabezpečiť požadovanú kvalitu, rozsah prác, prípadne Váš dopyt (zákazka) predstavuje viac ako 50% z jeho aktuálnych kapacít.

2. Jednotná komunikácia a „pravidlá hry“

Cieľom jednotnej komunikácie v nákupe je zabezpečiť stabilný a ucelený obraz o Vašej spoločnosti. Nie je nič nezvyčajné, že v rámci spoločnosti realizuje nákupy viacero oddelení a ich komunikácia smerom na dodávateľov je nejednotná. Nejednotná komunikácia v nákupe nepôsobí len neprofesionálne, zároveň vytvára priestor pre vlastné pravidlá hry a vlastné kritéria na dodávateľov, čo môže smerovať k vlastnému prospechu zamestnanca.

„Jednotná komunikácia a pravidlá Vám neprinesú len poriadok, ale vysielajú na trh jasný signál a zvyšujú Váš kredit medzi dodávateľmi a konkurenciou.“

Súčasťou interných dokumentov každej spoločnosti by mali byť „Všeobecné obchodné podmienky“, ktoré sú jednotné, nemenné a platné pre všetkých rovnako. Definujte si štandardné dokumenty pre výberové konania, jasné a zrozumiteľné pravidlá (smernica) a kto bude vykonávať kontrolu.

3. Hodnotenie dodávateľov

Toto riešenie Vám zabezpečí jasný a prehľadný obraz o Vašich dodávateľoch a dodávatelia sú si vedomí svojej aktuálne pozície. Nepotrebujete investovať do nových aplikácií, stačí využiť MS EXCEL.

„Hodnotenie dodávateľov je kľúčové riešenie pre transparentný a efektívny nákup.“

Predstavte si, že máte vo Vašom nákupe implementovanú hodnotiacu maticu dodávateľov a definovali ste, že zákazky nad 100.000 EUR sa môžu zúčastniť všetci dodávatelia s indexom 1 a viac (napríklad). Viete presne s akými dodávateľmi rokujete, Váš zamestnanec nemá dôvod niekoho vyradiť a dodávatelia sa snažia svoj index zlepšovať sami.

Jednoduchý návod: Definujte si hodnotiace kritéria, ktoré budete u dodávateľov sledovať (napr. kvalita, reklamácie, cena, včasnosť dodávok, komunikácia, poistenie zodpovednosti a pod.), pre každé kritérium si definujte váhu (napr. od 1-5) a hodnotiacu stupnicu (body napr. 1-5). Týmto spôsobom si vytvorite jednoduchú tabuľku Vašich dodávateľov a pomocou váh vypočítate index dodávateľa. Následne si už len stačí určiť hranice pre indexy (napr. 3 stupne) a máte hodnotiacu maticu. Takto môžete nastaviť kritéria pre rôzne druhy nákupov. Pravidlá by ste počas roka nemali meniť!

4. Archivujte a analyzujte

Opäť si vystačíte s MS EXCEL. Stačí si vytvoriť jednoduchú tabuľku prípadne formulár a všetky nákupy zapisovať. Nie len, že budete mať jasnú a okamžitú odpoveď na to, aké nákupy sa realizovali, ale uvidíte kto je zodpovedná osoba, výška zákazky, typ kontraktu a jeho dĺžka, hodnotiace kritéria a pod. Takto vytvorenou tabuľkou veľmi jednoducho skontrolujete či boli dodržané všetky interné pravidlá a kam smerujú Vaše financie.

Ďalšou výhodou zozbieraných dát o Vašich nákupoch je možnosť ich analyzovať a hľadať priestor pre optimalizáciu a úsporu. Asi každého manažéra a majiteľa spoločnosti zaujíma, kde boli investované prostriedky spoločnosti, kto sú Vaši obchodní partneri a aký „kus koláča“ z celého balíka majú. Následne viete tieto dáta opätovne využiť pri nových rokovaniach a nastaveniach nových nákupných stratégií.

V tomto článku som načrtol 4 jednoduché riešenia, ktoré môže implementovať do nákupných procesov svojej spoločnosti každý nákupca profesionál. Zámerne som poukázal na možnosti využitia MS EXCEL, nakoľko verím, že 99,9% nákupcov ho počítači ma nainštalovaný a stačí s ním len pracovať.Samozrejme existujú aj profesionálne aplikácie, no keďže chceme byť efektívni a produktívni, treba najskôr využiť potenciál toho čo už máme a až následne investovať do niečoho nového.

A ak si s tým neviete rady, stačí ma kontaktovať a rád Vám poradím a pomôžem ;).

Zaujal Vás tento článok a radi by ste sa dozvedeli o trendoch vo firemnom nákupe viac? Prihláste sa a odoberajte náš NEWSLETTER!

print